Fornecendo recursos MFT de autoatendimento para seus usuários comerciais

Fonte: Blog da Axway

Por: Jim Sullivan

Muitas organizações embarcaram em uma jornada de transformação digital. Por isso, procuram reduzir custos, fornecer serviços adicionais para usuários comerciais e reduzir o tempo para realizar tarefas. Além disso, uma ação simples que ajuda é fornecer recursos de autoatendimento a esses usuários e permitir que eles próprios façam o trabalho. No entanto, isso apresenta um novo conjunto de desafios.

O que é o autoatendimento?

Há alguns anos, trabalhei para uma empresa que implementou um “Programa de Compra Rápida” para TI. De fato, o processo era simples: os funcionários compravam o que precisavam, pagavam com cartão de crédito e depois debitavam. Com toda a certeza, foi uma solução de autoatendimento simples e eficaz.
Por isso, desde então, muitas organizações perceberam que precisam de algum tipo de supervisão corporativa, a fim de permitir que os usuários comerciais realizem as tarefas por conta própria. Dessa forma, garantindo que a segurança corporativa seja respeitada, a conformidade regulatória seja cumprida e que haja uma auditoria completa e recursos analíticos para as tarefas na empresa.
Todavia, é importante não confundir autoatendimento com Shadow IT, ou mesmo com a cultura de “faça o que quiser”. Já que, na verdade, o autoatendimento tem a ver com a empresa fornecer, aos funcionários, as ferramentas e os serviços necessários para realizar seu trabalho com eficácia.

Por que o autoatendimento é importante?

Sem dúvida, existem várias tendências que observamos no mercado, que ajudam a moldar a abordagem que as organizações estão adotando.
Assim sendo, a primeira tendência é um aumento significativo no volume de dados que as organizações desejam transferir. Por isso, a empresa de análises IDC estima que 43 zetabytes (ZB) de dados foram criados em 2019, e apenas 12% desse volume eram de dados originais. Isso significa que 38ZB de dados foram criados por meio de replicação e distribuição. Portanto, a empresa é responsável por 52% da esfera de dados total, então estimamos que cerca de 20ZB de dados corporativos estão sendo replicados, trocados e distribuídos anualmente.
Ao mesmo tempo, uma segunda tendência é a evolução das expectativas do usuário. Ou seja, usuários corporativos, muitas vezes, desejam inovar e procuram uma forma segura, compatível e rápida de implementar uma forma de compartilhar dados com terceiros. Sobretudo, incluindo propriedade intelectual (IP), informações de identificação pessoal (PII) ou informações protegidas de saúde (PHI). Dessa maneira, consumidores finais, que interagem com as organizações, esperam que seus dados sejam consistentes e acessíveis em tempo real, em vários pontos de contato.
Em seguida, uma terceira tendência é o aperto contínuo nos orçamentos e recursos de TI. Afinal, as organizações de TI recebem solicitações, constantemente, para fazer mais com menos e assim, procuram maneiras de otimizar suas operações.
Por fim, tudo isso pode resultar em atrito entre usuários de TI e comerciais, que às vezes parecem ter objetivos divergentes. Portanto, fornecer recursos de autoatendimento proporcionará autonomia adicional aos usuários comerciais, para que realizem seu trabalho de maneira eficaz, ao mesmo tempo que reduz a pressão sobre a TI.

Autoatendimento no mundo da MFT

A princípio, o MFT, ou Managed File Transfer, tem tudo a ver com a transferência de arquivos de um local para outro. Dessa maneira, torna os dados no arquivo acessíveis para aplicações, usuários comerciais ou consumidores, tanto dentro como fora das organizações.
Assim, usuários de negócios precisam definir quais dados devem ser transferidos, como e quando isso será feito e quem tem permissão para acessá-los. Seja como for, os recursos de autoatendimento permitirão que façam isso de forma rápida, simples e com baixo risco de erro. Além disso, também permitirá que vejam o status das transferências e tomem medidas adequadas em caso de problemas. Se acaso tiverem acordos de nível de serviço para cumprir, eles poderão obter notificações automáticas e visualizar relatórios sobre como esses SLAs são cumpridos.
Entretanto, ao fornecer uma solução de autoatendimento, usuários finais não têm nada para instalar e configurar. Por isso, eles simplesmente têm acesso ao serviço e, dependendo de seus direitos, podem criar e configurar as transferências que precisarem. Dessa forma, toda a complexidade e riscos foram removidos.
Acima de tudo, o benefício para a organização é que retêm o controle geral das transferências. Então, podem garantir que as políticas de segurança corporativa sejam aplicadas, além de poderem executar os relatórios necessários para as necessidades regulatórias e analíticas.
Só para ilustrar e entender isso um pouco melhor, vamos dar um exemplo de consumidor do mundo real e ver como funcionam as transferências bancárias. A princípio, há alguns anos, os consumidores precisavam ir a uma agência do banco, preencher um formulário com os detalhes da transferência e entregá-lo a um caixa para realizar a tarefa. Todavia, hoje as coisas são muito diferentes.
Certamente, consumidores podem usar sua solução de banco online para escolher um modelo (transferência interna ou internacional, etc.), especificar algumas informações (destinatário, valor, data e hora da transferência, se é regular ou única, etc.) e fazer a transferência. Portanto, o consumidor não precisa entender como a transferência será feita, ou qualquer um dos parâmetros de segurança adicionais. Assim, eles podem gerenciar erros de transferência, visualizar operações anteriores, obter alertas e executar relatórios. Enfim, este é exatamente o tipo de serviço que usuários comerciais desejam para suas transferências de arquivos corporativos.

Usando o AMPLIFY Flow Manager para suprir as necessidades de autoatendimento

Em resumo, o AMPLIFY Flow Manager foi criado para atender às necessidades de MFT de autoatendimento da organização. Assim, a TI pode pré-configurar os modelos de fluxo, especificando todas as informações de segurança e configuração a serem usadas nos bastidores. Então, os usuários comerciais podem criar os fluxos necessários, selecionando o modelo apropriado e fornecendo as informações necessárias. Como resultado, o benefício é a padronização das transferências, implementação rápida por usuários comerciais e risco reduzido, sem que o usuário precise saber como a transferência será feita. Por fim, as informações usadas e consumidas (como a lista de parceiros externos) podem ser armazenadas centralmente e reutilizadas em outras soluções corporativas.
O AMPLIFY Flow Manager também fornecerá recursos de autoatendimento para TI e gerentes de integração. Em síntese, a TI pode criar e publicar facilmente os modelos necessários com base nos padrões fornecidos. Ao mesmo tempo, os gerentes de integração podem fornecer as aprovações necessárias e garantir a padronização das diferentes transferências.
Além disso, o AMPLIFY Flow Manager também possui uma API abrangente, permitindo que todos os recursos e funcionalidades sejam reutilizados em outras aplicações. Mesmo que sejam personalizados para funcionários, consumidores ou soluções de gerenciamento de serviços de TI para o gerenciamento centralizado de todos os componentes de TI.

Transition Portal

Antes de tudo, alguns clientes que desejam implementar esses recursos de autoatendimento estão, atualmente, em algumas soluções de transferência de arquivos mais antigas, como Transfer Interpel ou XFB Gateway. Seja como for, estas soluções possuem uma forma própria de configurar as transferências, de uma forma muito diferente do AMPLIFY Flow Manager.
Sem dúvida, clientes que desejam modernizar sua infraestrutura MFT e migrar para o AMPLIFY Managed File Transfer, a fim de aproveitar os recursos de autoatendimento, podem fazê-lo através do Transition Portal. Já que a oferta de Transition Portal inclui tudo o que é necessário para obter as transferências existentes da solução legada, enriquecê-las, convertê-las em um formato padrão aplicando um modelo e criá-las no AMPLIFY Flow Manager.

Conclusão

Por fim, os recursos de autoatendimento são a base fundamental de uma solução MFT corporativa. Visto que permitem que as organizações reduzam os custos de TI, ao mesmo tempo em que atendem às crescentes necessidades de negócios. Portanto, isso garante que os usuários comerciais sejam autônomos e possam trabalhar com rapidez e eficácia, reduzindo o atrito com a TI. Dessa forma, garante também que as políticas corporativas sejam respeitadas. Enfim, tudo isso ajudará as organizações a atingirem seu objetivo de ter uma solução de transferência de arquivos eficiente, segura e fácil de usar.

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